Gratification stage : fiche de paie obligatoire ?

Si vous avez fait le choix d’accueillir un stagiaire au sein de votre société, voici un certain nombre d’informations à prendre en compte. Les obligations sont nombreuses, en particulier quand le stagiaire reste plus de deux mois. En effet, tous les stages d’une durée supérieure à deux mois doivent être rétribués par une gratification stage versée chaque mois.

De ce fait, bien qu’il ne soit pas nécessaire de lui remettre un bulletin de paie au sens juridique du terme, il faut lui transmettre un document synthétisant l’ensemble des sommes qu’il aura reçues et les charges sociales éventuellement payées.

gratification stage

CHARGES SOCIALES SUR LA GRATIFICATION STAGE

Les cotisations sociales dépendent du montant de l’indemnité de stage.

Quand le stagiaire fait un stage de plus de deux mois (consécutifs ou non) dans la même entreprise pendant la même année scolaire, il est obligatoire de lui octroyer une gratification stage au minimum égale à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale (PASS). Au titre de 2017, avec un PASS à 24 euros, pour un temps plein, le calcul est le suivant : (24 x 15 %) x (35 x 52 /12) = 546 euros pour 151,67 heures par mois.

Un accord de branche ou une convention collective peut contraindre l’entreprise de verser au stagiaire une gratification supérieure au minimum. Cela peut aussi être une volonté de la direction.

La partie de la rémunération supérieure est soumise à toutes les cotisations de Sécurité sociale, CSG, CRDS etc., comme le cas général :

  • maladie, maternité, invalidité et décès au taux de 0,75 %
  • vieillesse déplafonnée au taux de 0,40 %
  • vieillesse plafonnée au taux de 6,90 %
  • CSG déductible à 5,10 % et CSG non déductible à 2,40 %
  • CRDS à 0,50 %

FICHE DE PAIE STAGIAIRE

Officiellement, le document remis au stagiaire n’est pas un bulletin de salaire.

Mais en pratique il en a de nombreuses caractéristiques. Il devra lister l’intégralité des cotisations sociales et préciser le net imposable.

Le stagiaire ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu (IR) sur la gratification perçue si les trois conditions cumulatives suivantes sont réunies :

  • la durée du stage ne dépasse pas 3 mois
  • il s’inscrit dans le cadre d’un programme scolaire ou universitaire
  • il revêt un caractère obligatoire

La récente loi sur les stagiaires tend à donner au stagiaire les mêmes droits que les salariés : droit à congés, remboursement transport, tickets restaurant, temps de travail ne devant pas dépasser celui de son maître de stage.

Il est à augurer que le document remis au stagiaire sera bientôt définitivement une fiche de paye.

19 Commentaires

  1. Bonjour

    Je ne comprend pas cette phrase
    « Au titre de 2017, avec un PASS à 24 euros, pour un temps plein, le calcul est le suivant : (24 x 15 %) x (35 x 52 /12) = 546 euros pour 151,67 heures par mois »

    Un stagiaire doit être rémunéré au réel avec un taux horaire définie à l’avance.

    De plus la gratification est obligatoire si le stagiaire dépasse 308 heures de stage dans son entreprise d’accueil et non 2 mois, car on considère un mois plein comme 22 jours ouvrés.

    • Bonjour,

      La gratification de stage est due lorsque la durée de présence effective du stagiaire est supérieure à 2 mois ( https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/la-base-de-calcul/cas-particuliers–bases-forfaita/le-stagiaire-en-milieu-professio/la-gratification-pour-tout-stage.html ). C’est à dire :
      – plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour une base de 7 hrs par jour au cours de la même année d’enseignement (scolaire ou universitaire);
      – ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue.

      Ensuite, pour calculer la gratification, il est important de connaitre le nombre total d’heures de présence effective du stagiaire. Le montant de la gratification doit être indiqué dans la convention de stage. Le taux horaire est de 3.60 € par heure de stage, soit 15 % du PSS journalier (soit 24 € en 2017 * 0.15).

      Pour le versement de la gratification, il y a deux options et il faut en choisir une qui sera appliquée sur toute la période du stage.
      Par exemple pour un stage à temps plein (7 hrs par jour) du 1er janvier au 31 mars 2017, soit 3 mois calendaires, un total de 455 hrs (154 hrs en janvier + 140 hrs en février + 161 hrs en mars). La gratification totale sera donc de 3.60 € * 455 hrs = 1 638 €

      Options :
      1/ versement chaque mois en fonction du réel effectué (on prend le nombre réel de jours travaillés * le nombre d’heures)
      => janvier = 154 * 3.6 = 554.40 €
      => février = 140 * 3.6 = 504 €
      => mars = 161 * 3.6 = 579.60 €
      2/ versement du même montant de la gratification car un lissage a été fait sur la totalité de la durée du stage : 1 638 € / 3 mois = 546 € par mois

  2. Bonjour,
    L’année dernière j’ai fait un stage de 6 mois et j’ai recu le montant minimum de la gratification,
    Or, ces revenus sont aujourd’hui sur ma déclaration d’impot dans la rubrique « salaires »,
    Il n’y a donc aucune mention qui montrent que ces revenus sont non imposables et cela pourrait jouer ensuite sur mes droits,
    Que faire ?

    • Bonjour,

      La loi du 10 juillet 2014 sur les stages en entreprise a modifié les conditions d’exonération applicables (loi n°2014-788 du 10 juillet 2014) en instaurant une exonération fiscale des gratifications de stage dans la limite d’un Smic annuel.

      Pour la déclaration de revenus 2017, le plafond annuel du Smic à prendre en compte est celui de l’année 2016. Si le montant total des indemnités dépasse cette limite, seule la part qui dépasse ce plafond est imposée. Mais ce n’est pas votre cas.

      Même s’il s’agit de revenus non-imposables, il faut de toute manière faire une déclaration d’impôt. Vous devez recevoir un avis d’imposition avec 0 à payer, à garder précieusement car il vous servira auprès des organismes sociaux si vous demandez à bénéficier de certaines prestations sociales (aide au logement, revenu d’activité etc.).

  3. Bonjour je suis en stage obligatoire dans le cadre de mes études mais mon stage est d’une durée supérieur de 3 mois ( 4 mois pur être exact), suis je donc imposable, dois je déclarer cela à l’Etat? Que dois je faire?

    Merci d’avance

    • Bonjour,

      L’article 7 de la loi du 10 juillet 2014 a introduit le principe de l’exonération de ces gratifications de stage dans la limite d’un smic annuel. Le régime des gratifications de stage est ainsi aligné sur celui des rémunérations versées aux apprentis. Cette exonération des indemnités de stage s’applique sans condition de durée.

      Pour la déclaration de revenus de l’année N, le plafond annuel du Smic à prendre en compte est celui de l’année N-1. Si le montant total des indemnités dépasse cette limite, seule la part qui dépasse ce plafond est imposée.

      Ce plafond est valable quelle que soit la durée du stage. Il n’a pas à être proratisé en fonction du nombre de mois de stage effectués sur l’année (contrairement aux règles applicables à l’exonération des salaires des apprentis).

  4. Bonjour,

    Est-il normal que des lignes « sécurité sociale » apparaissent sur le « bulletin de paie » d’un stagiaire (stage obligatoire de 6 mois) alors que les étudiants DOIVENT cotiser à une mutuelle étudiante (= sécurité sociale étudiante) ?

  5. Bonjour

    Je suis actuellement en stage pour une durée de 6 mois au total, ai-je le dois de demander à mon employeur des congés ? ou congés sans solde ? Merci d’avance

    • Bonjour,

      Si le stage dure plus de deux mois, la possibilité de congés et d’autorisations d’absence doit être prévue dans la convention de stage. Mais l’entreprise n’a pas l’obligation de rémunérer les jours de congés pris par le stagiaire, la gratification étant calculée sur son nombre d’heures de présence effective en entreprise. Nous vous conseillons de voir cet aspect directement avec votre employeur.

  6. Bonjour,
    Je viens de reprendre mes études suite à un licenciement économique. Je suis bénéficiaire d’un contrat de sécurisation professionnel. Dans le cadre de mon bachelor, je suis en stage alterné et perçoit une gratification. Sur mon bulletin de salaire est indiqué un montant imposable. Faut-il que je le déclare aux impôts? Quand je m’actualise sur pôle emploi, faut-il que je le déclare? Au risque de voir baisser mon indemnité et dans ce cas la, la gratification n’aurait plus de sens. Je suis perdue comme sur le principe c’est une gratification… et personne n’est capable de me donner la meme information. merci de vos réponses

  7. Bonjour,

    J’aimerais posé une question par rapport à mon stage.

    J’ai appris que mon stage refuse de donner un bulletin de paie (remise de gratification ) au stagiaire, lorsqu’on me donne mon chèque à la fin du mois.

    Est ce dans mes droits de refuser le chèque, tant que je n’ai pas de feuille récapitulative de la somme versée ?
    Je ne souhaite pas prendre le chèque, sans avoir un papier avec ce que je cotise, le calcule des heures, etc.

    • Bonjour,

      Vous devez de toute façon obtenir un document concernant votre gratification. Tout comme un bulletin de paie classique, celui-ci doit expliciter le détail des cotisations sociales et les sommes afférentes perçues à l’occasion de votre temps de présence en tant que stagiaire. Il doit aussi indiquer le net imposable car sous certaines conditions, la gratification n’échappera à l’impôt sur le revenu.

      • Merci de la réponse, l’entreprise est donc dans l’obligation de me remettre une feuille récapitulative, même si je suis payer le minimum et que cela est un stage de fin d’études ?

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