Frais professionnels : indemnités forfaitaires en 2019

Les allocations forfaitaires pour frais professionnels ne sont pas soumises à cotisations sociales, à condition de s’inscrire dans les limites d’exonération fixés par l’URSSAF chaque année. Compte tenu d’une revalorisation, nous détaillons les montants des indemnités de repas, des indemnités de grand déplacement et des frais professionnels qui devraient entrer en vigueur à compter du 1er janvier 2019 (ce qui prévoit le projet de loi de finances pour 2019).

FRAIS PROFESSIONNELS : FRAIS DE REPAS

frais professionnels

Il existe 3 types de indemnités de repas. Soit il est pris sur le lieu de travail, soit, lorsque les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail, le repas est pris au restaurant ou hors restaurant (comme par exemple la vente à emporter).

A titre comparatif, nous vous présentons ci-dessous les valeurs des limites à prendre en compte en 2019 par rapport à celles de 2018 :

Indemnité de repas20182019
sur le lieu de travail6,50 €6,60 €
hors lieu de travail (pas au restaurant)9,10 €9,20 €
au restaurant18,60 €18,80 €

ALLOCATIONS FORFAITAIRES DE GRAND DÉPLACEMENT

Voici dans le tableau ci-après les montants des indemnités journalières de grand déplacement (repas et dépenses supplémentaires) attendues pour 2019 en France métropolitaine :

Indemnité par repasLogement et petit déjeuner à Paris et départements 92, 93 et 94Logement et petit déjeuner dans le autres départements
Pour les 3 premiers mois18,80 €67,40 €50,00 €
Au-delà de 3 mois et jusqu’à 24 mois (-15%)16,00 €57,30 €42,50 €
Au-delà de 24 mois et jusqu’à 72 mois (-30%)13,20 €47,20 €35,00 €

INDEMNITÉS DE MOBILITÉ PROFESSIONNELLE

Les limites applicables au 1er janvier 2019 pour les allocations forfaitaires de mobilité professionnelle (sous réserve que le PLF 2019 soit voté dans sa version actuelle) sont de :

  • 74,90 € par jour (au lieu de 73,90 € en 2018) : compensation des dépenses d’hébergement provisoire + frais supplémentaires de nourriture  dans l’attente d’un logement définitif, pendant maximum 9 mois
  • 1 500,20 € + 125 € par enfant à charge dans la limite de 3 enfants, soit un plafond de 1 851  € (contre 1 480,90 € + 123,40 € par enfant, plafonné à 1 875,10 € en 2018) : compensation des dépenses liées à l’installation dans un nouveau logement.

En cas de mobilité à l’étranger ou dans les territoires français d’outre-mer, les dépenses seront remboursées selon leur montant réel.

RAPPEL DE PRINCIPE

Ce sont les valeurs maximales autorisées par l’administration en matière de remboursement de frais.

Cela correspond à des frais engagés par les salariés que l’employeur peut rembourser sans justificatifs prouvant que la dépense effective a été faite. L’employeur peut choisir de moins rembourser.

Si l’employeur le souhaite ou si le salarié en fait la demande, le remboursement de frais professionnels peut dépasser les seuils indiqués. Dans ce cas la production de factures et notes de frais est obligatoire au risque de voir l’excédent être soumis aux cotisations sociales.

 

Dernière mise à jour : 05 décembre 2018

47 Commentaires

  1. Un article fort intéressant qui doit-être conservé par tous les employeurs. Une petite remarque, sur le dernier paragraphe. Les dirigeants et dirigeants assimilés salariés n’ont pas droits aux indemnités forfaitaires. En ce qui les concernent, seul le régime des frais réels doit-être appliqués

  2. Bonjour,
    Je suis embauchée pour une première mission chez un client.
    Cette mission est hors de ma ville-région. les frais que j’engage pour cette mission sont considérés comme étant de « convenance personnelle ».
    Premièrement, on me dit que je n’aurais le droit qu’à un forfait d’indemnité car c’est ma première mission chez eux. Les frais étant de « convenance personnelle » l’indemnisation est environ 2 à 3 fois moins élevée que si j étais en « grand déplacement ».
    Deuxièmement, j’entame mon 3eme mois et on ne m’a toujours pas payé ses frais …
    Est ce que tout ça est normal ???
    Dans le cas contraire, quels sont mes recours ?
    Merci de votre réponse.

    • Bonjour,
      Votre question est un peu délicate : vous avez accepté un job loin de chez vous, en sachant que cela va couter très cher et que l’employeur ne vous rembourse pas des frais de déplacement.
      Pour information, les entreprises n’ont pas vocation à prendre en charge les frais de transport des salariés qui décident, pour des raisons qui leur sont propres (pour convenances personnelles), de déménager et de s’éloigner de leur lieu de travail (selon l’ACOSS – circulaire ministérielle du 28 janvier 2009).
      Ne relève pas de ces convenances l’éloignement du domicile qui est dû :
      – soit à l’emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l’entreprise, multi-emploi)
      – soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d’un membre de sa famille, scolarité des enfants?).
      En fonction de votre votre situation exacte, vous devriez vous rapprocher de votre employeur pour trouver ensemble une solution.

  3. bonjour,
    je suis bientot a la retraite. Des accords ont été signés depuis 4 à 5 ans à propos de l’abattement des 10% pour frais professionnels. Avant cette période aucune trace d’accord. Apres 40 ans dans la meme entreprise quels sont les différences cas de figures qui s’applique à mon cas ?
    Merci pour votre réponse avec SVP des termes pas trop compliqués.

    • Bonjour,

      La déduction forfaitaire (abattement) de 10 % est appliquée que si un accord collectif le prévoit explicitement ou, si après consultation, le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord. Leur décision doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle cette question est examinée. Elle devra figurer dans le contrat de travail de chaque salarié concerné ou dans un avenant à ce contrat. Il doit être informé dans un courrier des modalités de l’option por la déduction de 10% et des conséquences de celles-ci. La base de cotisation sera diminuée de 10%, donc des cotisations salariales ( et patronales de même) seront plus faibles et donc le salaire net sera plus important.

      Cependant, les conséquences de cette option pour un salarié qui a opté pour l’abbattement des frais professionnels ne sont pas sans importance: lors de son départ à la retraite, ses années de versement seront, elles aussi, validées avec le salaire brut abattu, ce qui aura pour conséquence une pension moins importante. Pour résumer, il gange plus le temps où il est salarié mais à la retraite il aura une pension moins importante.

      Si sur la totalité de votre contrat, une période à été sans abattement et une autre avec, la pension sera calculée en conséquence. Il est très important d’avoir la date d’entrée en vigueur de l’accord collectif. Pour plus de précisions concernant votre pension, le mieux sera de vous rapprochez vers l’organisme compétent.

  4. Bonjour,

    Je suis dans une entreprise et souvent en déplacement et peu importe où je vais (à 10 ou 60km de l’agence où se situe les locaux) dans mon contrat rien ne prévoit les frais professionnels pour les repas du midi et que je dois payer de ma poche. Dans quel cas s’applique l’obligation de rembourser le repas à l’employé je n’arrive pas à me renseigner.
    Merci.

    • Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l’exécution de ses missions, le salarié a droit à un remboursement de ces frais par son employeur. En l’absence de dispositions légales précises à ce sujet, c’est la jurisprudence qui a régulièrement encadré la pratique des frais professionnels (voir Cass. soc. 21 mai 2008, n° 06-44044, Cass. soc. 25 mars 2010, n° 08-43156).

  5. Bonjour,
    Vous ne parlez jamais des frais de déplacements à l’étranger ? en effet, dans notre entreprise, nous sommes souvent amené à nous déplacer dans le monde (amerique du sud ou du nord, afrique, asie). Quels sont les barèmes pour 1 repas et une chambre d’hotel sachant que les devises ne sont pas les mêmes d’un pays a l’autre et qu’on ne mange pas pareil pour le même forfait ! Merci

  6. Bonjour, j’aurai deux questions à poser,

    La première pour les repas en restaurant le soir en grand déplacement , 18.40 cest le minimum? Sinon à combien est-il?
    Mon employeur m’a dit (uniquement oralement) 18e max.

    Mon autre question, toujours en grand déplacement, mon employeur me fournit un « local » pour dormir, pour les frais de petit déjeuner, quel est le montant remboursable en note de frais? Vu que la nuit lui coûte 0 euros.

    Vu le nombre de déplacements que je fais, le cumule de chaque euro ferai une vraie différence pour mon compte en banque !

    • Bonjour,

      Nous vous prions de retrouver le barème des indemnités de grand déplacement pour 2018 dans l’article. Le montant de l’indemnité journalière de grand déplacement (repas) est de 18,60 € pour les 3 premiers mois France métropolitaine.

      Toujours pour les déplacements en métropole, le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est admis. Si l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit comparer le montant versé, aux limites d’exonération qui différencient les dépenses supplémentaires de repas et celles de logement et de petit déjeuner.

      Ce fractionnement facilite la prise en compte des salariés qui, comme vous, sont logés gratuitement en situation de grand déplacement. Il autorise également, pour les déplacements en métropole, l’employeur à panacher les modalités de prise en charge en remboursant les frais :
      – sur la base du réel, pour le logement/petit déjeuner (par exemple),
      – et sur la base du forfait pour les frais de repas (par exemple).

      En cas de déplacements en Outre-mer et à l’étranger, les remboursements de frais de repas et d’hébergement exposés par les salariés sont exclus de l’assiette des cotisations, sans limite de montant, à concurrence du montant des dépenses justifié par la production de factures.

  7. Bonjour , je dois partir en déplacement en Angleterre j’aimerais connaître le montant minimum des frais de déplacements que mon employeur devra me verser.merci cordialement

  8. Bonjour,

    Je suis technicien et j’opere Sur toute la france. Mon employeur me paie 66€ par jour pour mes grands déplacements ( repas compris) et que ce soit sur Paris ou en province. Ma convention collective est la 3023.
    Il est évident que la majeure partie du temps mes déplacements me coûtent plus cher que ce qui m’est remboursé. Ai je raison de penser que je ne devrais pas être dans cette situation ?
    Auriez vous dès éléments à me donner pour que je fasses changer les choses ?

    Par avance merci

      • Bonjour,

        Je ne pense pas que 66 € repas compris Paris ou province représente le minimum légal. Pour 2018, les limites d’exonération données par l’URSSAF sont de 18,60 € pour chaque repas (midi et soir) et de 66,50 € pour l’hôtel et le petit déjeuner à Paris (et 92, 93, 94) et de 49,40 € pour les autres départements.

        Cordialement

  9. bonjour
    je travail sur Nantes en tant intérimaire. l’intérim me donne 60 euro par jour et pour les 5 jour de travail par semaine
    j’habite à 400 km aller /retour de chantier
    et ce que ces 60 euros et conforme à la loi ?

  10. lorsque l’on parle de 18.60 pour les repas, c’est une moyenne de 18.60 pour les repas du mois ou c’est 18.6 à ne pas dépasser à chaque repas?
    merci

    • Bonjour,

      Ces allocations pour frais de repas ne doivent pas dépasser le plafond fixé chaque année par l’Urssaf (soit 18.60 en 2018) pour pouvoir être exonérées de cotisations sociales au titre des frais professionnels.

      • Bonjour,
        Dans le cadre d’une SARL, nous remboursons les frais de repas de nos salariés via des notes de frais.
        Pour ce plafond journalier maximal de 18.40€ en 2017, doit-on retirer 4.75€ ? (et donc n’en remboursé que 13.65€)
        Ou bien peut-on lui rembourser 18.40€ ?
        Merci par avance pour votre réponse.

  11. Bonjour,
    Si l’on ne prend qu’un petit déjeuner (sans nuit d’hôtel) et un repas du midi lors d’un grand déplacement (à plus de 50km du domicile ou 1h30 en transport en commun), quelle est la fiscalisation du petit déjeuner? Est-ce la base d’un repas?

  12. Bonjour,

    mon employeur me donne 72€ d’indemnités de grands déplacements car je suis à 300kms de mon domicile. Je suis à la convention syntec;
    il ne me donne ces indemnités que les jours travaillés, les WE ne sont pas compris car il m’indique que je dois regagner mon domicile, est-ce normal ?

  13. J’ai des salariés en grand déplacements.
    Certains font le choix de ne pas rentrer le week-end. Est-ce l’indemnité Grands Déplacements + repas leur est due?
    Le comptable a une lecture différente de la mienne de la convention. Il me dit que si les salariés ne rentrent pas à leur domicile le week-end, je dois leur payer l’indemnité également pour le samedi et dimanche. A la lecture de la CC ETAM JO 3002, je déduis qu’elle est due les week-end uniquement si les salariés ne peuvent pas rentrer le samedi-dimanche. Qu’en est-il lorsque c’est un choix du salarié?
    Merci

    • Bonjour,

      Les frais de déplacement des ouvriers sont strictement définis par la convention collective, car plus fréquents que les déplacements des ETAM et des cadres. Concernant les ETAM et les cadres, les conventions collectives prévoient un remboursement des frais sur justificatifs lorsqu’il s’agit d’un déplacement effectué à la demande de l’employeur. Il est possible de prévoir au préalable des montants forfaitaires ou plafonds de remboursement afin de limiter le coût de ces déplacements.

      Pour répondre à votre question, normalement, si on parle des ETAM ou cadres, les indemnités de grand déplacement sont payées par jours travaillés.

      Si on parle des ouvriers, l’indemnité «est obligatoire pour tous les jours de la semaine, ouvrables ou non, pendant lesquels l’ouvrier reste à la disposition de son employeur sur les lieux de déplacement» (art. 8-23 convention BTP). L’indemnité est donc due pour les ouvriers tous les jours travaillés et aussi lorsqu’il n’y a pas de retour du salarié à son domicile indemnisé par l’employeur : jours d’intempéries, jours fériés, week-end sans voyage périodique etc.

  14. Bonjour je voudrais savoir quoi faire mon patron veut m envoyé à 600km en déplacement et il me donne un forfait à 50€ par jour pour me loger et manger matin midi et soir comment faire car c’est très compliqué et aussi voudrais savoir les indemnités de trajet doit-je le faire pendant mes heures de travail merci

    • Bonjour,

      Vous devez comparer l’indemnité proposé par votre employeur avec ce qui prévoient les barèmes nationaux pour les indemnités de grands déplacements, en fonction du lieu de la durée du déplacement (prenant bien-sûr en considération tous les éléments, repas et logement).

      En parlant du temps de déplacement professionnel, le principe veut que le trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail ne donne lieu à aucune rémunération. En revanche, si le temps de déplacement professionnel pour se rendre à un lieu de travail inhabituel dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il doit faire l’objet d’une contrepartie, soit sous forme de repos, soit financière. En d’autres termes, le temps de trajet pour se rendre de son domicile à un lieu d’exécution du travail n’est jamais un temps de travail effectif mais doit donner lieu à des contreparties lorsqu’il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail. Cette règle vaut quels que soient la nature et le lieu du déplacement (déplacement exceptionnel ou fréquent, en France ou à l’étranger).

  15. Bonjour

    J’ai travaillé 10 mois en grand déplacement en Outre Mer, combien puis-je déduire pour mes frais réels de repas. Merci

    • Bonjour,

      Voici le barème de frais professionnels pour les grands déplacements en Outre-mer au 1er janvier 2018 :
      https://www.gestionnaire-paie.com/wp-content/uploads/2018/04/depl.png
      Ces montants sont réduits de 15 % à compter du premier jour du 4ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans.

      • Bonjour,
        j’aimerais avoir des précisions concernant les indemnité de grand déplacements en Outre-mer, notamment sur l’abattement applicable suivant les durées de déplacement.

        J’ai effectué plusieurs déplacement inférieur à 3 mois dans des DOM parfois pas le même DOM et a chaque fois pour une mission différente. entre chaque déplacements je suis rentré en métropole pour plusieurs jours semaine ou mois c’était variable mais mon employeur considère cela comme un même déplacement et cumul la durée de chaque déplacement pour appliqué un abattement plus important et me dit qu’il faut 3 mois entre deux déplacement en DOM pour considérer une interruption. est-ce conforme a la règle? pouvez m’apporter un peu plus de précision?
        Merci d’avance

        • Bonjour,

          Selon le site de l’Urssaf, pour les allocations forfaitaires pour les déplacements en Outre-mer, le taux maximal de l’indemnité de mission (repas et logement) est fixé à 90 € ou 120 € par jour selon la destination.Ces montants sont réduits :

          – de 15 % à compter du premier jour du 4ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans ;
          – de 30 % à compter du premier jour du 25ème mois si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

          L’indemnité de mission doit également être réduite lorsque le salarié :

          – est logé gratuitement, c’est à dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier ;
          – est nourri à l’un des repas ou aux deux repas.

          • Bonjour merci de votre réponse rapide,
            je voulais savoir si le compteur des jour de déplacement repartait bien de zéro quand on rentre en métropole pour une fin de déplacement et que l’on retourne sur le même lieu après un certains temps.

  16. bonjour,

    je suis actuellement en mission en Chine, je perçois depuis de début de ma mission le maximum des indemnités de déplacement à savoir l’équivalent en Euro des 1700 Yuan, cela a été indiqué dans ma lettre de mission.
    depuis le 1er jour du 4ème mois, mon employeur n’a pas appliqué la diminution de 15%, ce qui est un peu logique puisqu’elle n’a pas non plus été indiqué sur ma lettre de mission.
    cependant, niveau fiscal pour moi, que va t’il se passer ? j’imagine que seul les 15% de différence seront imposable, est-ce correct ? mais est-ce que ces 15 % de différences ne devraient pas du coup être soumis à cotisations sur ma fiche de paie ?
    enfin, dernière question, au niveau des impôts, comment justifier à l’administration fiscale que j’étais effectivement en Chine ? est-ce l’employeur qui s’en occupe ?
    Merci d’avance.

  17. Bonjour,

    Dans le cadre d’un grand déplacement à l’étranger de 4 mois, avec un statut juridique ETAM, l’employeur doit-il verser des indemnités de grand déplacement les weekends ?

    Auriez-vous un lien vers un texte de référence qui le stipule ?

    Je vous remercie par avance.

  18. Bonsoir
    Je suis intermittente du spectacle, avec multiples employeurs et différents lieux de travail… Certains m’obligent à m’éloigner de mon domicile et nécessitent donc que je me loge ..à mes frais..
    Côté impôts, j’ai opté pour les frais réels..mais je ne trouve pas de documentation relative aux frais d’hôtel….(la double résidence n’est pas adaptée à mon cas précis)…
    Il y a t-il un barème par nuit, ou je déduis le montant réel en fournissant les factures?
    Merci pour votre aide

    • Bonjour,

      Vous pouvez récupérer vos frais, à chaque fois, auprès de l’employeur pour lequel vous effectuez le déplacement (sur la base du contrat conclu avec lui). Si vous ne pouvez pas regagner votre domicile, vous êtes en situation de grand déplacement. Sont présumés grands déplacements ceux dont la distance avec le lieu de domicile excède 50 km et 1h30 de transport en commun pour la parcourir. Ils occasionnent donc possiblement des frais de repas et de logement, conformément au barème présenté dans l’article.

  19. Bonjour,

    Concernant l’indemnité de mobilité professionnelle de 73.90€ (forfait journalier 2018) relative aux dépenses d’hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture engagés dans l’attente du logement définitif : cette indemnité est-elle à déclarer par jours ouvrés ou par jours ouvrables?

    D’avance merci pour votre aide.
    Cordialement.

  20. Bonjour,

    Je suis soumis aux notes de frais pour les repas. Mais cette année, mon patron a décidé de rester au tarif de l’année dernière, soit 18€40 au lieu de 18€60, me soutenant (ainsi qu’à mes collègues) qu’il en a parfaitement le droit. Pour moi, les tarifs donnés dans les conventions collectives sont des minimas. Est-ce le cas ?

    Cordialement,

    • Bonjour,

      Les indemnités de repas pris lors d’un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l’obligent à déjeuner au restaurant sont :

      18,40 € en 2017
      18,60 € en 2018

      N’hésitez pas d’en parler avec votre employeur.

  21. Bonjour.
    Je suis consultant, et en grand déplacement pour le temps de la mission client.

    Mon employeur me verse une indemnité journalière par jour travaillés de 70,5€ (77 € de base, diminué ensuite au tarif dégressif après 3 mois de mission).
    Il me rembourse également 2 allers-retours par mois à mon domicile, en me remboursant les frais d’essence (selon le taux des indemnités kilométriques) et les péages.

    Un collègue me soutient que mon employeur ne respecte pas le cadre de l’URSAFF, et doit soit me donner une indemnité journalière pour tous les jours (y compris les week-ends), soit me rembourser tous mes allers-retours au domicile pour compenser le manque d’indemnité sur le week-end.

    Pouvez-vous me dire ce que je suis vraiment en droit de demander svp ?

    Pour information, j’ai un temps de trajet entre mon domicile et mon lieu de mission de 2h, et ai pris un logement pour la mission car je ne peux justement pas faire l’aller-retour tous les jours.

    Merci d’avance de votre aide, en espérant avoir été suffisamment clair.

    • Bonjour,

      L’URSSAF prévoit uniquement les barèmes forfaitaires en dessous desquels les indemnités ne sont pas soumises à cotisations et quelques conditions générales concernant les conditions de grand déplacement. Vous devriez consulter votre convention collective ou votre contrat de travail pour le détail précis des conditions et des modalités de prise en charge de ces indemnités.

      Des conventions collectives (par ex. BTP) prévoient justement que les indemnités de grand déplacement sont obligatoires pour tous les jours de la semaine, ouvrables ou non, pendant lesquels le salarié reste à la disposition de son employeur sur les lieux de déplacement. Si votre contrat de travail ou la CCN dont vous appartenez prévoyait une disposition similaire, l’indemnité vous serait donc due tous les jours travaillés et aussi lorsqu’il n’y a pas de retour à votre domicile indemnisé par l’employeur (jours fériés, week-end sans voyage périodique etc.). Certaines CCN peuvent également prévoir des conditions spécifiques concernant les frais de transport engagés périodiquement pour vous rendre au lieu de votre résidence (nombre des allers et retours pris en charge par période en fonction de la distance).

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